Descontar al facturar
El stock baja en el momento de la venta, sin que nadie tenga que acordarse. Es lo único que elimina el hueco entre la realidad y el número.
Lo más importante de la lista
¿Cómo controlo
el stock de verdad?
Si el número anotado nunca coincide con lo que hay en el depósito, no es que tu gente cuente mal. Son cuatro causas concretas, y todas se arreglan.
Por qué se descuadra
Cuatro causas, y ninguna es la gente
Cada una sola desajusta poquito. Juntas hacen que el número deje de servir y que termines confiando más en mirar el estante.
- Se vende primero y se descuenta despuésEl movimiento existe en la realidad horas antes de existir en la planilla. En ese hueco, el número que ves es mentira.
- Se anota en más de un lugarUno descuenta en la planilla, otro en un cuaderno, otro lo tiene en la cabeza. Tres verdades distintas del mismo producto.
- Las devoluciones y roturas no se registranVolvió mercadería, se rompió una caja, se regaló una muestra. Son los movimientos que nadie anota y los que más descuadran a fin de mes.
- Nadie sabe qué archivo valeHay tres versiones dando vueltas y la del correo es de la semana pasada. Se trabaja sobre la que estaba abierta.
Fijate que ninguna se resuelve contando mejor. Se resuelven cuando el stock se descuenta solo en el momento en que pasa la venta.
Lo que sí funciona
Cinco cosas que tiene que hacer un control de stock
No hace falta un sistema enorme. Hace falta que estas cinco estén.
Un solo lugar
Una fuente y nada más. Si hay dos lugares donde anotar, en un mes vuelven a no coincidir.
Adiós a las tres versiones
Mínimos con alerta
Que el sistema te avise antes de que te quedes sin lo que más vendés, no cuando el cliente ya se fue con las manos vacías.
Donde está la plata
Historial de movimientos
Quién movió qué y cuándo. Cuando algo no cuadra, se va para atrás y se ve qué pasó, en vez de discutir.
Termina las sospechas
Ajustes registrados
Cuando contás y no coincide, el ajuste queda anotado con el motivo. Así los descuadres se pueden estudiar en vez de repetirse.
Lo que casi nadie hace
Qué no se mueve
Saber qué producto lleva seis meses quieto es plata dormida en el estante. Ninguna planilla te lo dice sin que lo armes a mano.
La pregunta que más rinde
Sobre los códigos de barras
Sirven, pero no son el primer paso. Ayudan cuando manejás muchos artículos parecidos o mucho volumen. Si tenés pocos productos y quien vende los conoce, el lector agrega trabajo sin arreglar nada: primero que el stock se descuente al facturar, después pensamos en códigos.
Por dónde empezar
Tres pasos, en este orden
- Un conteo de verdad, una vezCerrá un día o hacelo un domingo y contá lo que hay. Sin un punto de partida real, cualquier sistema arranca con el error puesto.
- Que la salida sea automáticaDesde ese día, cada venta descuenta sola. Es el cambio que más ordena y el que menos cuesta explicar al equipo.
- Recién ahí, los mínimos y los informesCuando el número es confiable, sirven las alertas y saber qué no se mueve. Antes de eso, avisan sobre datos falsos.
Ese es exactamente uno de los circuitos que armamos. Mirá cómo funciona un sistema de gestión, o si todavía estás con planillas, empezá por cómo dejar el Excel.
Preguntas
Lo que más nos preguntan
¿Por qué el stock nunca coincide con el depósito?
Por cuatro motivos que se acumulan: se vende y se descuenta después, se anota en más de un lugar, las devoluciones y roturas no se registran, y nadie sabe qué archivo vale. Cada uno desajusta poco; juntos arruinan el número.
¿Hace falta poner códigos de barras?
No siempre. Conviene con muchos artículos parecidos o mucho volumen diario. Con pocos productos, primero arreglá que el stock se descuente al facturar: eso resuelve el 80% del problema.
¿Se puede controlar stock en varias sucursales?
Sí, y es uno de los motivos más comunes para dejar la planilla. Cada depósito con su stock, los movimientos entre uno y otro registrados, y una vista general para saber dónde está cada cosa.
¿Y si el proveedor me manda menos de lo que facturó?
Por eso importa registrar la entrada contra el remito y no contra la factura. Si entraron 18 y facturaron 20, el sistema tiene que dejar constancia de esa diferencia para que puedas reclamarla.
¿Cuánto cuesta?
Un sistema de gestión a medida arranca en $1.200.000 con el servidor incluido, más un abono mensual desde $100.000. El control de stock es una de sus partes.
Contame cómo llevás el stock hoy
Con dos preguntas te digo si te conviene un sistema o si con ordenar el circuito que ya tenés alcanza. Si es lo segundo, te lo digo igual.
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